Yritysasiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä 19.12.2019
Rekisterin pitäjä
Nimi: Vestia Yrityspalvelut Oy
Y-tunnus: 3000878-3
Posti- ja käyntiosoite: Vestianväylä 80, 84100 Ylivieska
Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi(at)vestiayrityspalvelut.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Vestia Yrityspalvelut Oy
yrityspalvelupäällikkö Raimo Seppälä
Vestianväylä 80, 84100 YLIVIESKA
puhelin +358 (50) 453 0095
etunimi.sukunimi(at)vestiayrityspalvelut.fi
Rekisterin nimi
Vestia Yrityspalvelut Oy:n yritysasiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Rekisteri perustuu oikeutettuun etuun ja sopimussuhteeseen yritysasiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa. Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään asiakkaalle suunnattuun myyntiin sekä palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen; asiakkaiden suuntaan tapahtuvaan viestintään, tuotteiden ja palveluiden laskuttamiseen; maksujen keräämiseen ja perimiseen; asiakasmainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin kohdistamiseen; markkinointikilpailujen ja -arvontojen järjestämiseen; mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttamiseen sekä myynti- ja markkinointitapahtumien järjestämiseen.
Rekisterin ryhmät
Vestia-konsernin, yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden päättäjät sekä yhteyshenkilöt.
Rekisterin tietosisältö
Henkilörekisteriin on mahdollista tallentaa seuraavia tietoja:
- yrityksen nimi
- yrityksen Y-tunnus
- yrityksen yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- henkilön nimi
- asema/titteli
- matka- ja/tai muu puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- sähköpostiviestiketju
- paikkakunta
- sähköiset asiointilomakkeet
- palveluun liittyvät molemmin puoliset huomiot, havainnot ja reklamaatiot
- suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot
- yhteydenpitoon liittyvät tiedot
- markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot
- mahdolliset rekisteröidyn itsensä antamat muut tiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä, asiakassuhteen aikana sekä mahdollisen asiakassuhteen syntymiseksi tehtävän työn aikana suoraan asiakasyritykseltä tai rekisteröidyltä henkilöltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä ja täydentää henkilön suostumuksella (esim. evästeitä käyttämällä), väestörekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten rekistereistä. Tietoja voidaan kerätä myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden, kuten tapahtumien, yhteydessä. Organisaation tietojen osalta tietoja voidaan hakea mahdollisesti myös Patentti- ja rekisterihallituksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä tai julkisista lähteistä kuten www-sivuilta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän konserniyhtiölle tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin, jotka koskevat muun muassa jätteiden kuljetusta, vuokra- ja noutopalveluita tai jätteiden vastaanottoa. Luovutukset toteutetaan kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Kolmansille osapuolille, kuten kuljetusurakoitsijoille tai viranomaisille tietoja luovutetaan vain tarvittaessa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Tietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään 10 vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Henkilötiedot voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhtiön sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Tiedot voidaan poistaa, jos rekisteröity vaatii itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen – kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua.
Potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot säilytetään suoramarkkinointirekisterissä niin kauan, kuin rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy edellyttäen, että rekisteröity ei ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää tieto henkilöstä ja suoramarkkinoinnin kieltämisestä. Suoramarkkinointia varten on tehty erillinen suoramarkkinoinnin tasapainotesti, jonka avulla varmistetaan, onko henkilötietojen käsittelylle oikeutetun edun perustetta.
Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja katsotaan siirtyvän EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle tietotekniikkapalveluiden tuottamisen yhteydessä, kun suoramarkkinointia toteutetaan yhdysvaltalaisen yhtiön kanssa. Siirron perusteena on Privacy Shield-järjestelmä. Auditointien voimassaolon voi tarkistaa täältä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Kullakin rekisteriä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Evästeiden (cookies) käyttö
Verkkosivumme käyttävät evästeitä kävijätilastointia varten, mutta käyttäjä voi ohittaa evästeet halutessaan selaimen yksityisyysasetuksia muuttamalla verkkosivujen käytön siitä häiriintymättä. Käytössämme on Google Analytics-työkalu, jonka käyttöehtoihin voi tutustua täältä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, korjata tai rajoittaa häntä koskevia rekisteriin merkittyjä tietoja. Rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja. Kaikki edellä mainitut seikat tulee tehdä kirjallisesti, sähköisten kanavien (www.vestiayrityspalvelut.fi tai info(at)vestiayrityspalvelut.fi) kautta tai asioimalla Vestia Yrityspalvelut Oy:n toimistolla.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietojasi käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin ja pyrimme selvittämään asiat jo ennen kuin niistä tulee ongelmia. Yhteystiedot ovat tämän selosteen alussa. Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi